一、按行政程序法第39條前段規定：「行政機關基於調查事實及證據之必要，得以書面通知相關之人陳述意見。」 第102條規定：「行政機關作成限制或剝奪人民自由或權利之行政處分前，除已依第三十九條規定，通知處分相對人陳述意見，或決定舉行聽證者外，應給予該處分相對人陳述意見之機會。……」次按公務人員考績法第14條第3項規定：「考績委員會對於擬予考績列丁等及一次記二大過人員，處分前應給予當事人陳述及申辯之機會。」復按考績委員會組織規程第3條規定：「考績委員會職掌如下：一、本機關職員及直屬機關首長年終考績、另予考績、專案考績及平時考核獎懲之初核或核議事項。二、本法或其他法規明定應交考績委員會核議事項。三、本機關首長交議事項。」第4條第2項規定：「考績委員會初核或核議前條案件有疑義時，得調閱有關資料，必要時並得通知受考人、有關人員或其單位主管到會備詢，詢畢退席。」對於給予當事人陳述意見之機會，已有明文。
二、本會審理公務人員保障事件，發現部分機關於行政調查階段或於召開考績委員會時，因未給予當事人陳述意見之機會，而有事證未明、認定事實錯誤或違反行政程序法規定之情事；且常見當事人主張機關於作成行政決定前，未給予陳述意見或申辯機會，侵害其權益，致增加訟源，甚至可能成為行政法院或本會撤銷原行政決定之事由。
三、基於正當法律程序之要求，各機關踐行陳述意見程序，除可保障公務人員之程序權益外，且有助於釐清事實上及法律上之爭議，俾作成合法妥適之行政決定，減少爭訟之發生。爰建請各機關於作成人事行政處分、管理措施（特別是懲處案件）或有關工作條件之處置前，依相關法規之規定，儘可能給予當事人陳述意見之機會，並請參酌最高行政法院90年8月3日90年度判字第1365號判決意旨及本會歷次函送中央及地方各主管機關之審理保障事件常見撤銷原因分析參考資料，預留其適當之準備期間。